檔案管理變革

 

 

2014年底,國家五部委聯合發文,要求2015年1月1日起,全國各級公共就業和人才服務機構取消收取流動人員的人事檔案保管費。

 

2015年起,北京區縣人才服務機構表明:經營地址不在本區的不能開立存檔戶存放檔案;非本區經營的已立戶企業逐步轉出;企業存檔需提供員工身份證、社保繳費證明或個稅繳納證明;個人存放集體戶口的規定時間內必須轉出;個人只能去區縣人才機構存放檔案,不接收個人跨區存檔……

 

此政策執行近1年,各方反應“免費午餐不好吃”、“免費后存檔難”。

 

 

非公共就業和人才服務機構繼續收取存檔費保持存檔質量。

 

在減稅降費的大環境下,中央層面將人事檔案視作基本公共服務,出臺了取消收費的文件。初衷是好意,但能否落實要看地方的具體情況。

 

公共就業和人才服務機構的人事檔案管理部門如取消存檔費,要收入將是財政撥款,人員編制數目、工資水平都將壓縮。這時的人事檔案管理的局面只有兩種可能:第一,服務差得一塌糊涂,因為收入和做的事情沒有關系,檔案所有人根本別想得到好的服務;第二,變相收費、捆綁收費以及各類變種收費。

 

2015年企業及個人存檔凸顯問題體現在:

1、企業跨區經營存檔難

2、企業批量存檔檔案難

3、企業批量查詢檔案難

4、個人跨區存檔難

5、個人集體戶口存放難

 

檔案管理變革

 

企業及個人為有效完成存檔工作并保證存檔服務質量,會優先選擇非公共就業和人才服務機構,繳納存檔費,完成有效存檔工作。

 

 

人事檔案與時代脫節亟待變革

 

人事檔案是計劃時代的產物。人事檔案主要記錄著招生就讀的學籍信息、招工就業的工作信息、黨團關系以及各單位的評價、獎懲等。

 

1、如果進入機關事業單位,人事檔案還是比較重要的,會成為員工的職稱評定、升職政審等的前提條件。

 

2、根據人事檔案出具的工齡證明、職稱與技術等級認定和報考、出國政審、轉正定級、出具有關婚姻、計劃生育狀況等證明實際意義逐步淡化,存在形式大于內容。

 

如工齡證明,原用于退休工資標準和年休假等福利的計算,現在已經被社保繳費年限與基數等取代。職稱認定等在很多地方,已經不需要人事檔案作為基礎,出國在很多場合也已經不需要政審。其次,人事檔案的管理機構并非人才就讀、就業的單位,不掌握人才的即時準確狀態,如婚姻、計生、工齡等,他們只能依據檔案出具證明。

 

在現實中,他們沒法開具權威的證明,還是要依賴于婚姻登記部門、計生部門。但人事檔案的問題在于,盡管他們無法出具這些證明,但要去計生部門辦理計生狀況證明,往往會以人事檔案管理部門的證明作為前置環節,白白浪費了人們的時間和精力,讓人們在部門之間的扯皮而奔走。

 

3、目前人員跨地區流動頻繁,而全國各地區無檔案管理統一標準,檔案不能隨人員跨地區有效流動,對于“人戶分離”的人員,出具各類存檔證明會消耗更多的時間及經歷,隨著社會的發展,在未來應逐步淡化人事檔案管理。

 

 

 

 

 

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